Sprawozdanie merytoryczne OPP – zakres, sposób wypełnienia, warunki

Jakie sprawozdania powinna składać OPP?

OPP ma obowiązek składania dwóch rodzajów sprawozdań rocznych do NIW:

1. merytoryczne oraz
2. finansowe.

Kto składa sprawozdanie merytoryczne OPP do NIW?

Obowiązek sporządzenia i opublikowania sprawozdania merytorycznego dotyczy organizacji posiadających status organizacji pożytku publicznego. W praktyce oznacza to fundacje, stowarzyszenia oraz inne podmioty, które uzyskały status OPP i figurują w Krajowym Rejestrze Sądowym jako organizacje uprawnione do otrzymywania 1,5% podatku dochodowego od osób fizycznych.

Sprawozdanie merytoryczne obejmuje informacje dotyczące działalności prowadzonej przez organizację w danym roku sprawozdawczym. Dokument pozwala organom administracji publicznej, darczyńcom oraz obywatelom zapoznać się z realizowanymi zadaniami, osiągniętymi rezultatami oraz sposobem wykorzystania środków finansowych.

Za przygotowanie i przekazanie sprawozdania odpowiada zarząd organizacji lub inny organ uprawniony do reprezentowania podmiotu zgodnie z zasadami określonymi w statucie oraz ujawnionymi w KRS.

Czego dotyczy sprawozdanie merytoryczne?

Roczne sprawozdanie merytoryczne przedstawia informacje pozwalające przede wszystkim na ocenę:

czy środki finansowe powierzone OPP były przeznaczone na cele realizacji jej działalności statutowej?

• jakie zasoby ludzkie i materialne były wykorzystywane w działalności OPP?
• na co została przeznaczona kwota 1,5% podatku dochodowego od osób fizycznych?
• które cele organizacji zostały osiągnięte w roku, którego dotyczy sprawozdanie?

Sprawozdanie merytoryczne obowiązuje w formie:

• pełnej (podstawowej) albo
• uproszczonej.

Które organizacje składają sprawozdanie merytoryczne pełne?

Sprawozdanie merytoryczne pełne należy sporządzić, gdy przychód organizacji przekroczył 100 000 zł rocznie.

Które organizacje składają sprawozdanie merytoryczne uproszczone?

Sprawozdanie merytoryczne uproszczone sporządzają organizacje, których przychód za dany rok obrotowy nie przekroczył 100 000 zł rocznie.

Co zawiera sprawozdanie merytoryczne?

Uproszczone sprawozdanie merytoryczne zawiera:

1. dane OPP
2. przedstawienie charakteru i czynności podejmowanych w ramach działalności pożytku publicznego i założonych celów
3. opis działalności gospodarczej prowadzonej przez OPP wraz z jej klasyfikacją w PKD
4. dane dotyczące uzyskanych przychodów i poniesionych kosztów
5. informacje dotyczące członków organizacji, szczegółów zatrudnienia oraz wolontariuszy
6. wskazanie wartości środków otrzymanych z 1,5% podatku dochodowego od osób fizycznych oraz sposobu ich wydatkowania
7. wydatki związane z działalnością administracyjną
8. informacje dotyczące działalności zleconej przez organy administracji publicznej
9. dane dotyczące uprawnień organizacji
10. przedstawienie historii i zakresu przeprowadzonych kontroli

Dane OPP

Sprawozdanie merytoryczne zawiera dane OPP:

• nazwa
• adres siedziby
• data rejestracji w KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym)
• data nadania statusu OPP
• numery identyfikacyjne (REGON i KRS)
• skład organów: zarządzającego oraz kontroli lub nadzoru nad organizacją

Realizacja celów statutowych

Następnym elementem sprawozdania merytorycznego jest przedstawienie celów statutowych OPP. Opis działalności organizacji powinien pokrywać się ze statutem założycielskim organizacji. Dodatkowo należy przedstawić sposób realizacji zadań wpisujących się w działalność pożytku publicznego prowadzoną przez OPP. 

Działalność organizacji

W kolejnej części sprawozdania merytorycznego, organizacja powinna wskazać i rozdzielić obszary związane z prowadzonymi przez nią:

• działalnością pożytku publicznego i
• działalnością gospodarczą.

Organizacja powinna dodatkowo przedstawić zarys swojej aktywności w zakresie pożytku publicznego. W tym celu należy uwzględnić zwięzły opis projektów realizowanych przez OPP wraz z okresem ich trwania.

Odbiorcy świadczeń OPP i zakres terytorialny

OPP wskazuje liczbę odbiorców efektów jej świadczeń z rozdziałem na:

• osoby fizyczne,
• osoby prawne.

Dodatkowo, organizacja jest zobowiązana do podania zakresu terytorialnego jej działalności, wskazując:

• najbliższe sąsiedztwo,
• gmina,
• klika gmin,
• powiat,
• kilka powiatów,
• województwo,
• kilka województw,
• cały kraj,
• poza granicami kraju.

Nieodpłatna działalność pożytku publicznego

Następną częścią sprawozdania merytorycznego jest informacja dotycząca nieodpłatnej działalności pożytku publicznego oraz podania klasyfikacji PKD w tym zakresie.

Dane finansowe

Przychody

Wskazana część sprawozdania merytorycznego wskazuje:

1. Sumaryczna wartość przychodów organizacji – łączna kwota przychodów uwzględnia wszystkie wpływy organizacji, ze szczególnym uwzględnieniem tych pochodzących z odpłatnej i nieodpłatnej działalności pożytku publicznego, stanowiących rezultat działalności gospodarczej i innych przychodów.
2. Przychody z 1,5% podatku PIT – faktyczna wartość środków pochodzących z odpisu podatkowego.
3. Przychody publiczne OPP – dotyczy to środków pochodzących np. z budżetu Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego (JST), państwowych funduszy celowych itp.
4. Przychody niepubliczne OPP – wszelkie wpływy o charakterze "prywatnym", spośród których należy wyróżnić środki z działalności gospodarczej, darowizn, spadków itp.

Koszty

W części dotyczącej kosztów wyszczególnić należy:

• koszty nieodpłatnej działalności OPP
• koszty odpłatnej działalności OPP
• koszty działalności gospodarczej OPP
• koszty finansowe
• koszty administracyjne
• inne

Do kiedy należy złożyć sprawozdanie merytoryczne?

Termin na sporządzenie sprawozdania merytorycznego zależy od roku obrotowego OPP:

Jeśli ostatni dzień terminu przypada na dzień wolny od pracy to sprawozdanie merytoryczne składa się do następnego dnia roboczego przypadającego po tym okresie.

Uwaga! Sprawozdanie merytoryczne składa się w tym samym terminie, w którym sprawozdanie finansowe.

Jak wypełnić sprawozdanie merytoryczne za 2026 rok? Instrukcja krok po kroku

Roczne sprawozdanie merytoryczne z działalności OPP należy sporządzić i wypełnić na stronie Narodowego Instytutu Wolności – Sprawozdania OPP.

Krok 1 – logowanie do systemu NIW

Dostęp do bazy sprawozdań OPP odbywa się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez NIW. Logowanie wymaga potwierdzenia tożsamości użytkownika.

Najczęściej wykorzystywaną metodą jest Profil Zaufany. Po wybraniu odpowiedniej opcji użytkownik zostaje przekierowany do systemu login.gov.pl, gdzie potwierdza swoją tożsamość. Po poprawnym uwierzytelnieniu następuje powrót do systemu NIW.

W niektórych przypadkach możliwe jest również wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wybór konkretnej metody zależy od funkcjonalności udostępnionych przez system w danym okresie sprawozdawczym.

Po zalogowaniu użytkownik uzyskuje dostęp do danych organizacji i może rozpocząć przygotowywanie lub aktualizowanie sprawozdania.

Krok 2 – wypełnienie sprawozdania merytorycznego

Sekcja I. Dane organizacji pożytku publicznego

Pierwsza sekcja sprawozdania nazwana Dane organizacji pożytku publicznego jest w dużej mierze uzupełniana automatycznie. Dane są pobierane na podstawie informacji pochodzących z Krajowego Rejestru Sądowego, które NIW otrzymuje z Ministerstwa Sprawiedliwości każdego miesiąca.

W sekcji I. OPP wypełnia samodzielnie informacje:

• Data rejestracji w KRS (punkt 1.3) – datę rejestracji podaje się poprzez wskazanie daty w kalendarzu w systemie.
• Skład organu zarządzającego (punkt 1.7) – w tym miejscu wskazuje się dane osób, które na dzień składania sprawozdania zasiadają w zarządzie organizacji. 

• Skład organu kontroli lub nadzoru (punkt 1.8) – skład organu kontroli lub nadzoru wypełnia się analogicznie do punktu 1.7.

• Cele statutowe i sposób ich realizacji (punkty 1.9 i 1.10) – opisanie celów oraz metod ich realizacji w oparciu o statut organizacji.

Sekcja II. Charakterystyka działalności OPP w okresie sprawozdawczym

Sekcja II. jest jedną z najważniejszych części sprawozdania merytorycznego. Uzupełnienie charakterystyki działalności OPP wymaga wcześniejszego, dokładnego wyodrębnienia w księgach rachunkowych działalności nieodpłatnej, odpłatnej oraz gospodarczej. Wykazana działalność musi być zgodna ze statutem organizacji oraz wpisem w rejestrze prowadzonym przez Krajowy Rejestr Sądowy.

W częściach 1. i 2. sekcji II. przedstawia się opis działalności pożytku publicznego z rozróżnieniem na:

• opis głównych działań podjętych przez organizację (część 1.) – opis najważniejszych podjętych inicjatyw. Wybierasz też zasięg terytorialny faktycznie prowadzonej działalności z rozwijanej listy.
• informacja dotycząca liczby odbiorców działań OPP w okresie sprawozdawczym (część 2.) – szacunek liczby odbiorców, spośród których wyróżnia się tutaj osoby fizyczne i prawne będące rzeczywistymi beneficjentami. 

Część 3. sekcji II. to Informacja dotycząca działalności nieodpłatnej pożytku publicznego organizacji w okresie sprawozdawczym. Przy wypełnianiu tej części należy pamiętać, że OPP musi prowadzić działalność w sferze zadań publicznych – brak takiej aktywności grozi utratą statusu umożliwiającego zbiórkę 1,5% PIT.

W związku z tym należy skrupulatnie uzupełnić elementy druku sprawozdania dotyczące działalności nieodpłatnej i odpłatnej:

• Sfera działalności pożytku publicznego – powinna być wypełniona i odwzorowana zgodnie ze statutem organizacji.
• Przedmiot działalności – to opis czynności organizacji, który powinien być wypełniony i odwzorowany zgodnie ze statutem organizacji..
• Numer kodu PKD – do wskazania maksymalnie trzy najważniejsze rodzaje działalności z przypisaniem do kodu PKD.
• Szacunkowe koszty poniesione w ramach sfery z 1,5% podatku dochodowego od osób fizycznych – brak kosztów nie oznacza możliwości pominięcia tego pola. Przy zerowej ilości wydatków należy podać wartość 0,00.

W częściach 4. i 5.  zatytułowanej OPP oświadcza, czy poza działalnością pożytku publicznego, prowadzona była również działalność odpłatna (część 4.), w tym pozarolnicza działalność gospodarcza (część 5.).

Sekcja III. Ogólne informacje o uzyskanych przychodach i poniesionych kosztach w okresie sprawozdawczym

Dane z tej sekcji muszą być spójne ze sprawozdaniem finansowym, co świadczy o prawidłowości działania OPP.

Informacja o przychodach organizacji

W tym miejscu przychody organizacja kategoryzuje rodzaje przychodów analogicznie do rachunku zysków i strat wedle podziału:

a) przychody z działalności nieodpłatnej pożytku publicznego – w tym miejscu należy wykazać sumę środków z darowizn, dotacji oraz 1,5% podatku dochodowego od osób fizycznych przekazanych na OPP i poszczególne cele szczegółowe;

b) przychody z działalności odpłatnej pożytku publicznego – opłaty od uczestników, czesne, przychody z zamówień publicznych;

c) przychody z działalności gospodarczej – przychody z wyodrębnionej i niezależnej od punktów a) i b) działalności OPP;

d) przychody finansowe – do tej kategorii zaliczamy przychód z odsetek bankowych, zysków z lokat, obligacji, różnic kursowych.

e) pozostałe przychody – to miejsce na wykazanie innych przychodów tj. ze sprzedaży majątku lub środków trwałych, odszkodowania ze zdarzeń losowych.

Informacja o źródłach przychodów organizacji

W sekcji III. części 2. wykazuje się środki, jakie organizacja pozyskała w okresie sprawozdawczym, ale wskazując na konkretne źródło ich pochodzenia. Omawiana część jest uzupełnieniem informacji o przychodach z sekcji III. części 1.

W sekcji III. części 2.1 system NIW uzupełni kwotę przychodów uzyskanych przez organizację z 1,5% PIT na OPP w oparciu o dane pochodzące z Ministerstwa Finansów.

W dalszej części (Ze środków publicznych ogółem) przychody należy rozróżnić na:

a) ze środków europejskich w rozumieniu przepisów o finansach publicznych – jako środki pozyskane w ramach funduszy europejskich wykazuje się takie środki jak dofinansowanie z Regionalnych Programów Operacyjnych lub Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.

b) ze środków budżetu państwa – w tym miejscu powinny zostać wykazane dotacje otrzymane z poszczególnych resortów bezpośrednio (np. z Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej czy Ministerstwa Środowiska), jak również w ramach programów NIW i innych centralnych organizacji publicznych.

c) ze środków budżetu jednostek samorządu terytorialnego – we wskazanym wierszy podaje się wartość dotacji otrzymanych w ramach otwartych konkursów ofert organizowanych przez samorządy.

d) ze środków państwowych funduszy celowych – do środków otrzymanych z państwowych funduszy celowych zalicza się środki np. z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej, Funduszu Promocji Kultury czy programów NIW.

Podobnie wygląda wypełnianie Sekcji III. części 2.3, która dotyczący środków pochodzących ze źródeł prywatnych. Należy uzupełnić pola od a) do g) i podsumować sumą z poszczególnych źródeł przychodów. Ważne, aby nie pomylić środków z 1,5% PIT na OPP z darowiznami od osób fizycznych.

Jeżeli organizacja ma również przychody z innych źródeł niż wymienione dotychczas, to ich wykazanie następuje w innych źródłach (np. subwencje oświatowe).

Informacje o kosztach poniesionych z 1,5% podatku dochodowego od osób fizycznych w okresie sprawozdawczym

W tym miejscu organizacja pokazuje swoje przychody oraz koszty pochodzące z 1,5% PIT na OPP. Podane tutaj informacje świadczą o wiarygodności i przejrzystości organizacji wobec jej darczyńców oraz podopiecznych.

Informacje o poniesionych kosztach w okresie sprawozdawczym

W tym miejscu sprawozdania (w przypadku organizacji, które uzyskały łącznie przychody powyżej 100 000 zł) podaje się stosunek kosztów poniesionych z 1,5% podatku do kosztów ogółem, w podziale na rodzaje prowadzonej działalności (pożytku publicznego oraz działalność gospodarczą).

W strukturze kosztów wykazujesz również koszty finansowe (np. prowizje bankowe), administracyjne (np. koszty ogólnego zarządu) oraz koszty pozostałe (np. kary finansowe, odszkodowania).

W pierwszej kolumnie tabeli są wyszczególnione rodzaje działalności, jakie może prowadzić OPP. W drugiej kolumnie podajesz poniesione koszty ogółem w ramach danej działalności, a w kolumnie trzeciej – wysokość kosztów poniesionych ze środków pochodzących z 1,5% podatku.

Nie trzeba wykazywać żadnych wartości w trzeciej kolumnie, jeśli np. w danym roku organizacja nie poniosła kosztów z 1,5% podatku.

Sekcja IV. Korzystanie z uprawnień w okresie sprawozdawczym

W tej części zaznacza się zwolnienia z podatków (od nieruchomości, VAT, PCC, opłat sądowych i skarbowych). W przypadku CIT należy podać konkretną zaoszczędzoną kwotę.

Chcesz wiedzieć więcej na temat przywilejów podatkowych OPP? Sprawdź publikacje:

Zwolnienie OPP od podatku od czynności cywilnoprawnych,
Zwolnienie OPP od podatku od nieruchomości.

Sekcja V. Personel organizacji pożytku publicznego w okresie sprawozdawczym

W tej sekcji organizacja podaje wyłącznie osoby zatrudnione na mocy prawa polskiego. Wliczasz się również osoby na urlopach macierzyńskich, wychowawczych i długich L4.

Sekcja VI. Wynagrodzenia w okresie sprawozdawczym

W dwunastu punktach tej sekcji rozlicza się środki wypłacone personelowi w wartościach brutto (przed dokonaniem potrąceń na składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i podatek dochodowy od osób fizycznych). Ujmuje się tu świadczenia wypłacone przez ZUS, ale w żadnym wypadku nie są wliczane umowy B2B. Wypełnienie tej części wymaga sięgnięcia po dane z księgowości. Wynagrodzenia są dzielone na etatowe i cywilnoprawne i przypisywane do poszczególnych sfer działalności (odpłatna, nieodpłatna, gospodarcza).

Jak liczyć przeciętne wynagrodzenie?

Dla każdej grupy (zarząd, organ nadzoru, inni pracownicy) liczy się to w następujący sposób:

1. Sumuje się wszystkie wypłacone roczne kwoty (pensja zasadnicza, premie, nagrody, umowy zlecenia).
2. Dzieli się przez 12 miesięcy.
3. Dzieli się przez liczbę członków danego organu (wszystkich, nie tylko tych pobierających wynagrodzenie).

Sekcja VII – IX. Pożyczki, Zadania Zlecone i Zamówienia Publiczne

Sekcja VII. Pożyczki

Jeśli organizacja udzielała pożyczek innym podmiotom, należy wskazać kwotę oraz podstawę statutową do takich działań.

Sekcja VIII. Zadania zlecone przez administrację publiczną

Dotyczy to zadań realizowanych w trybie otwartych konkursów ofert (w tym "małych grantów"). Dzieli się to na dwie tabele:

• Zlecenia od jednostek samorządu terytorialnego (JST) – kwota wykazana w sekcji przychodów jako dotacje JST nie może być mniejsza niż suma tutaj wykazana.
• Zlecenia od administracji rządowej i funduszy celowych – nie są ujmowane subwencji oświatowych (te można opisać w informacjach dodatkowych).

Wpisuje się wyłącznie nazwę zadania, jego cel, organ dotujący i otrzymaną kwotę.

Sekcja IX. Zamówienia Publiczne

W tym miejscu ujmowane są zamówienia publiczne zrealizowane przez OPP. Zamówienia można realizować tylko w ramach działalności odpłatnej lub gospodarczej. W celu poprawnego uzupełnienia sekcji IX, należy wskazać przedmiot zamówienia i organ zlecający.

Sekcja X. Informacje uzupełniające

W sekcji X sprawozdania merytorycznego wskazuje się:

• Spółki i fundacje – w przypadku, gdy OPP ma minimum 20% udziałów w spółkach należy podać REGON, nazwę, procent).
• Kontrole – w tym miejscu rejestruje się organy administracji publicznej, które kontrolowały OPP w danym roku oraz liczbę kontroli.
• Badanie sprawozdania finansowego (audyt) – w tej części informuje się NIW, czy przeprowadzono audyt OPP. Pamiętaj o przepisach uchylających obowiązek audytu dla niektórych organizacji (jeśli dotacje z zadań powierzonych były niższe niż 100 000 zł, a łączne przychody niższe niż 3 mln zł), chyba że wymuszają to ogólne przepisy ustawy o rachunkowości (np. wysokie zatrudnienie czy wielomilionowy budżet).
• Oświadczenia woli – tutaj wpisuje się osoby uprawnione do reprezentacji (przepisanie danych z Sekcji I.).

Krok 3 – podpis i wysyłka sprawozdania merytorycznego

Sprawozdanie merytoryczne powinno zostać podpisane przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania organizacji zgodnie z zasadami reprezentacji wynikającymi z wpisu w KRS.

Do podpisania sprawozdania wykorzystywane są środki identyfikacji elektronicznej akceptowane przez system, w szczególności Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

Krok 4 – weryfikacja i publikacja w bazie NIW

Po uzupełnieniu formularzy, jednym z ostatnich kroków jest użycie przycisku "weryfikuj". System wyłapie braki lub niespójności z załączonym sprawozdaniem finansowym (np. w bilansie czy rachunku zysków i strat). Bez naprawienia błędów przycisk wysyłki będzie zablokowany. Ostatnim krokiem przed kliknięciem "wyślij" jest podanie daty uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe (wybieranej z kalendarza, nie może być z przyszłości).

Prawidłowo złożone sprawozdanie otrzymuje niebieski status "wysłane do NIW" i generuje powiadomienie e-mail.

Jakie są najczęstsze problemy przy składaniu sprawozdania merytorycznego OPP?

Mimo elektronicznego charakteru procesu wiele organizacji napotyka trudności podczas sporządzania i wysyłania sprawozdań. Do najczęściej występujących problemów należą:

• brak aktualnych danych w KRS – skład zarządu ujawniony w KRS, który nie odpowiada aktualnemu stanowi faktycznemu, może spowodować niemożność podpisania lub wysłania dokumentu przez nowe osoby reprezentujące organizację.
• problemy z Profilem Zaufanym – błędy logowania lub brak możliwości potwierdzenia tożsamości należą do najczęściej zgłaszanych trudności technicznych.
• nieprawidłowa reprezentacja organizacji – część organizacji błędnie zakłada, że dokument może podpisać jeden członek zarządu. Tymczasem sposób reprezentacji wskazany w KRS często wymaga podpisu dwóch osób działających łącznie.
• błędy w formularzu – nieuzupełnione pola obowiązkowe, niezgodności pomiędzy danymi finansowymi a sprawozdaniem finansowym lub nieprawidłowe informacje dotyczące działalności statutowej mogą skutkować odrzuceniem formularza albo koniecznością dokonania korekty.
• składanie dokumentów na ostatnią chwilę – w okresach wzmożonego ruchu system może działać wolniej. Największe ryzyko niepowodzenia wysyłki sprawozdania merytorycznego występuje między 13 a 15 lipca. Pozostawienie obowiązku sprawozdawczego na ostatnie dni przed upływem terminu zwiększa ryzyko problemów technicznych i opóźnień.