Koniec roku w organizacji to czas podsumowań i rozliczeń. To czas, kiedy upewniamy się, czy zrobiliśmy wszystko, co należało zrobić i czy zrobiliśmy to zgodnie z obowiązującymi wymogami. Przypominamy o jednym z najważniejszych elementów grudniowych porządków.
Podsumowanie wykorzystania dotacji
Jeśli organizacja korzysta z dotacji - warto przed zakończeniem okresu realizacji dotacji sprawdzić ponownie warunki dotyczące wydawania przyznanych nam funduszy a zawarte w umowie. Należy upewnić się, że jesteśmy w stanie wywiązać się ze wszystkich zapisanych tam obowiązków.
Przede wszystkim należy zweryfikować okres ponoszenia kosztów w ramach dotacji, co w umowie określone jest zazwyczaj jako termin realizacji projektu. W praktyce termin ten oznacza, że przyznane nam pieniądze mogą zostać wykorzystane jedynie w określonych ramach czasowych. Jeśli okaże się, iż termin realizacji projektu zbiega się z końcem roku kalendarzowego musimy zwrócić baczną uwagę na zasady rozliczania kosztów i wydatków - w takich okolicznościach mamy prawo ponosić koszty zaledwie do końca roku. Dodatkowo warto sprawdzić, czy istnieje możliwość dokonywania płatności powiązanych z grudniowymi kosztami także w styczniu, czy też należy całą procedurę zakończyć jeszcze przed końcem roku. Z reguły - w przypadku projektów ministerialnych (rządowych) i samorządowych - tylko koszty faktycznie zapłacone do 31 grudnia traktowane są jako koszty kwalifikowane. Musimy być w tych okolicznościach szczególnie ostrożni, ponieważ nie wszystkie banki obsługują klientów 31 grudnia.
Na koniec należy pamiętać o konieczności złożenia sprawozdania z realizacji projektu - jego termin zazwyczaj również zapisany jest w umowie. W przypadku umów rozciągniętych na więcej niż jeden rok nierzadko wymagane jest złożenie sprawozdania częściowego. W takiej sytuacji powinniśmy upewnić się, że sprawozdania nie jesteśmy zobowiązani przygotować i złożyć nie tylko za okres do 31 grudnia, ale także w terminie do 31 grudnia. Z reguły dla projektów finansowanych ze środków publicznych termin złożenia sprawozdania końcowego wynosi 30 dni od dnia zakończenia realizacji projektu.
Warto także dokładnie sprawdzić całą posiadaną przez nas dokumentację związaną z realizacją projektu. Być może wciąż posiadamy jeszcze rozliczenia i faktury, których księgowy nie miał okazji zaksięgować?